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Você sabe o que é um PMO? Quais os benefícios que um PMO pode trazer para sua empresa?

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Você sabe o que é um PMO? Quais os benefícios que um PMO pode trazer para sua empresa?

PMO é um acrônimo, cujo o significado é Project Management Office, em português Escritório de Gerenciamento de Projetos.

O PMO é uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos, e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas. A implantação deste Escritório de Gerenciamento de Projetos, na estrutura organizacional da empresa irá possibilitar melhores níveis de desempenho dos empreendimentos, com o uso das práticas de gerenciamento de projetos.

Fases de implantação do PMO

O sucesso na implantação do PMO está atrelado a um planejamento adequado e um roteiro detalhado. A implantação do PMO está dividida em cinco fase:

  1. Diagnóstico;
  2. Implantação Física;
  3. Implantação dos Serviços;
  4. Projeto Piloto;
  5. Análise dos Resultados.
  6. Levantamento de dados sobre os principais projetos executados;
  7. Pesquisa de satisfação com os principais stakeholders;
  8. Analise dos fatores críticos de sucesso;
  9. Identificação das necessidades imediatas, estabelecimento de metas para curto e longo prazo.
  10. Aquisição de software;
  11. Desenvolvimento de software;
  12. Aquisição de equipamentos;
  13. Adequação de espaço;
  14. Mão de Obra;
  15. Treinamento;
  16. Consultoria externa.

1º Fase: Diagnóstico

Deverá ser realizado a avaliação da maturidade em cada um dos setores da empresa em que se busca implantar o PMO. Este trabalho deverá ser realizado por equipe de consultoria externa devido a ausência, na empresa, de profissionais com conhecimentos necessários que possa definir o modelo adequado de maturidade. A equipe de consultoria também será responsável pela análise dos dados, escolha dos tipos de PMO a serem adotados e desenvolvimento do plano de crescimento.

Ainda nesta fase é realizada uma avaliação minuciosa da situação atual da empresa, contemplando:

2º Fase: Implantação Física

Uma vez realizado o diagnosticado da organização, escolhido o tipo de PMO a ser adotado e definido o nível de autoridade sobre os projetos, é realizado uma provisão orçamentária para implantação do PMO. O orçamento é necessário para que se decida pela continuidade dos trabalhos. Os custos deverão contemplar, não se limitando a:

Ainda nesta fase é realizada a formalização da criação do PMO, como elemento da hierarquia da organização. É mobilizado a equipe do projeto, que pode ser através de seleção de pessoal interno ou contratação de profissionais, quando a organização não possui profissionais com o perfil desejado. Deverá ser realizado um comitê para tomada de decisões.

3º Fase: Implantação dos Serviços

Faz parte dessa fase a escolha da metodologia de gerenciamento de projetos que atenda às necessidades da organização. Rui Pinto (2012) sugere que seja utilizado meio eletrônico para construção, armazenamento e consulta dos processos, bem como a utilização de software para gerenciamento de documentos. A partir das necessidades levantadas no diagnóstico, fazer benchmarking de ferramentas de mercado para escolha do Project Management Information System(PMIS), e em paralelo construir exemplos e modelos de documentos.

Ainda nessa fase deverão ser criadas Matrizes de Responsabilidades, Políticas Organizacionais e homologação de toda metodologia escolhida e ferramentas adotadas.

4º Fase: Projeto Piloto

Escolha do projeto piloto para uso das ferramentas desenvolvidas pelo PMO. Especialistas sugerem que a escolha recaia sobre um projeto de tamanho médio, que seja representativo do tipo de projeto empreendido na organização.

Após escolhido o projeto piloto, toda a equipe envolvida deverá ser treinada no uso da metodologia com o PMIS e os modelos de documentos desenvolvidos pelo PMO.

5º Fase: Análise de Resultados e ajustes de metodologias e software.

Durante a execução do projeto piloto, deverá ser realizado o acompanhamento, e se necessário, modificações na metodologia, nos modelos de documentos, nas configurações e na forma de uso do PMIS.

Você gostou da ideia de implantar um PMO em sua empresa? A JCNS Consultoria dispõe de profissionais que podem tirar todas as suas dúvidas quanto a este assunto.

José Yter Alcântara Costa é o fundador da JCNS Consultoria e editor desse blog. Especialista em gerenciamento de projetos pela PUC Minas. Ele pode ser contactado em:

Jose.costa@jcnsconsultoria.com.br

Skype: jose.yter

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(11) 3895-0332 / (31) 99785-7889

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